Reuniões mais produtivas: Qual o segredo?
12/09/2011 14h23 - última modificação 08/08/2014 10h25
Marina Mitiko
Beatriz Rufino
Ilustração: freefoto.com
Reuniões são um meio de compartilhar informações e tomar decisões, porém, o tempo gasto com encontros improdutivos é um dos maiores inimigos das organizações que desejam ter mais eficiência no dia a dia.
Segundo cálculos de Christian Barbosa, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, “uma empresa de 100 funcionários que realiza reuniões por no mínimo quatro horas semanais, gasta, anualmente, quase R$ 500 mil, considerando o valor médio por hora de cada participante a R$ 50. Sendo que, apenas a metade delas gera resultados.”.
Para aperfeiçoar as reuniões, o primeiro passo é verificar se ela é realmente necessária. Além de planejar cada encontro, deve-se conduzir e acompanhar as soluções discutidas.
Como participante de uma reunião, deve-se evitar atrito entre os colegas, ajudando os outros a não desviarem de pauta que está sendo discutida.
Outra dica para economizar tempo é evitar encontros meramente informativos.
O ideal, nesses casos, é que o material seja divulgado aos colaboradores antes do encontro e a reunião seja utilizada apenas para tirar dúvidas e discutir pontos complexos.
Vale lembrar, que a tecnologia proporcionou outro espaço para as discussões.
Atualmente, empresas que perdem muito tempo com reuniões presenciais, á podem avaliar o uso de aplicativos ou ferramentas online para ajudar neste processo. Esse pode ser o segredo para reuniões mais produtivas.
