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Funções e desafios do cerimonial corporativo

A importância dessa área nas empresas

24/09/2016 01h22

Carla Contrera, assessora de cerimonial e relações institucionais

Samara Yuri Oji de Andrade
Foto: Arquivo pessoal

Quando falamos de cerimonial vem em mente a amplitude que envolve esse setor, ou seja, desenvolver um evento não é tão simples quanto parece, existem diversos detalhes que precisam ser levados em conta para que o evento ocorra bem.

Para entender melhor sobre esse assunto, Carla Contrera explica um pouco mais sobre o funcionamento dessa área. Ela é formada em administração pela ESAN, em direito pela Anhanguera e pós graduada em gestão estratégica em comunicação organizacional e relações públicas pela ECA/USP. Desde 2012 é assessora da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais do Tribunal Regional Federal da 3ª Região.

A atribuição do cerimonial, de acordo com Carla, “é assessorar a alta direção no pré, durante e pós de cada evento, solenidade, receptivo de autoridade, inauguração, seminário, jantar, visita institucional, entre outros”. As etapas necessárias para realizar um evento são o planejamento, definição de estratégias, organização, coordenação, controle e execução. É de suma importância ter um calendário anual com as datas de todas as atividades e um check-list das funções e dos materiais necessários.

Normalmente, as atividades do cerimonial podem ser comparadas a um cartão de visita, onde passam a primeira impressão para o público, influenciando positivamente ou negativamente a imagem da empresa. Segundo Carla, “o objetivo é passar a excelência desse trabalho”. E para conseguir passar uma boa imagem, é fundamental antecipar e atender às demandas e expectativas do público-alvo.

O ideal é prever tudo o que pode acontecer ainda na fase do planejamento para que na hora de algum eventual problema, o responsável do evento tenha flexibilidade para adaptar novas demandas na execução do trabalho. É importante seguir a precedência, o protocolo, a etiqueta, possuir bom senso e serenidade para lidar com todas as situações envolvidas com as atividades do cerimonial. “O grande desafio é abarcar o maior número de detalhes possíveis de circunstâncias que possam ocorrer”, afirma Carla.

 

 

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